Biro Administrasi Pimpinan sebagai bagian dari Pemerintah Provinsi Jawa Timur terus mendorong transformasi digital dalam layanan pemerintahan. Salah satu inovasi yang kini terbukti efektif adalah aplikasi SMART atau Sistem Informasi Manajemen ASN Sekretariat Daerah, yang telah diimplementasikan sejak Mei 2022.
Aplikasi ini dirancang untuk mengintegrasikan berbagai layanan administrasi kepegawaian secara digital. Mulai dari pengajuan legalisir dokumen secara online, pencetakan ID Card, rekapitulasi presensi, hingga penyusunan daftar pegawai, semuanya dapat dilakukan melalui satu sistem terpadu.
Kepala Biro Administrasi Pimpinan Setda Provinsi Jawa Timur, Pulung Chausar, S.STP., M.Si., menjelaskan bahwa kehadiran SMART menjadi bagian dari langkah konkret reformasi birokrasi yang berorientasi pada pelayanan dan efisiensi.
“SMART tidak hanya mempercepat proses layanan kepegawaian, tapi juga mengubah cara kerja menjadi lebih sistematis dan efisien. Semua data pegawai terkelola dengan baik, mulai dari absensi hingga ID card, dalam satu sistem yang terintegrasi,” ujarnya.
Lebih lanjut, Pulung menyebut aplikasi ini telah membantu mempercepat proses validasi dokumen dan rekapitulasi Tambahan Penghasilan Pegawai (TPP) setiap bulan.
“Kami terus mendorong pemanfaatan teknologi sebagai instrumen reformasi birokrasi. Inovasi seperti SMART adalah bentuk konkret dari transformasi digital di bidang kepegawaian,” tambahnya.
Inovasi ini digagas oleh Diah Purworini, S.Sos., M.Si., Kepala Bagian Perencanaan dan Kepegawaian Setda. Ia menjelaskan bahwa pengembangan aplikasi dilakukan berdasarkan kebutuhan riil di lapangan dan feedback dari para pengguna.
“Kami ingin memastikan bahwa setiap proses administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan lebih mudah, lebih cepat, dan dapat dipertanggungjawabkan. SMART hadir sebagai jawaban atas tantangan layanan kepegawaian yang selama ini masih bersifat manual dan berulang,” terang Diah.
“Kini pegawai cukup login ke sistem, pengajuan legalisir, ID Card, hingga cetak daftar hadir bisa dilakukan tanpa harus berpindah berkas. Ini bagian dari lompatan efisiensi yang sangat terasa,” imbuhnya.
Beberapa fitur unggulan dalam SMART versi 3.0 di antaranya adalah Legalisir Online (LegO), Cetak ID Card ASN, Presensi Digital & TPP, serta Daftar Pegawai Online (DPO). Sistem ini juga dilengkapi dengan dashboard yang dapat diakses sesuai tingkat kewenangan pengguna, baik administrator pusat, administrator biro, maupun fasilitator unit kerja.
Sejak diterapkan, SMART telah digunakan oleh seluruh biro dan bagian di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur, dan terus dikembangkan untuk diintegrasikan lebih lanjut dengan sistem SPBE nasional.
Dengan prinsip “Digital, Terintegrasi, Akuntabel”, aplikasi SMART diharapkan menjadi role model pengelolaan layanan kepegawaian berbasis digital di lingkungan pemerintahan daerah.
